KPI dashboard bouwen: expertise uitwisselen met Haagse Hogeschool studenten

Wat is het thema van ons gesprek?

Sinds april zijn we in teams van vier al bezig rond het maken van een dasboard eerst in Excel rond multikapitalen en KPI’s, en hierna was het doel om een goed dashboard te maken in Tableau. Deze moest zo goed als afzijn tegen 5 juni want dan was de eerste meeting die we hadden met de Haagse hogeschoolstudeten Finance onder leiding van Martine Hoekstra-Denekamp en Ann Deraedt. Voor onze ontmoeting kregen we via een teamsverzoek de namen te zien met wie we van de Nederlanders een meeting hadden. Er waren in totaal drie meetings waarvan twee waar we zelf de leiding namen, en een waar wij feedback gaven en wij feedback gaven. Tijdens de eerste twee meetings was het de bedoeling dat wij gingen oefenen rond onze eindpresentatie en telkens feedback vroegen aan de Nederlanders en omgekeerd tijdens de laatste gaven wij feedback. 

Welke verbeterpunten hebben we gekregen tijdens de presentatie?

De presentatie verliep zowel op 5 juni als 12 juni heel goed en de Nederlanders waren direct mee in ons verhaal. Het was een heel goede test voor ons om onze presentatie te gaan testen, en zo te kijken waar we verbeterpunten moesten aanbrengen. Meermaals vroegen we feedback aan onze Nederlanders die in onze groep zaten, maar het was heel moeilijk om hierop respons te kregen. We merkten dat ze overdondert waren, in beide sessies,  hoe ver wij zaten in vergelijking met hun resultaat die ze op dit moment al hadden. Velen zeiden ook dat ze dit nooit zouden halen omdat het te moeilijk is voor hen, en ze te weinig IT-skills hiervoor hebben. Ze zouden het zelf nooit zo kunnen doen. Dit gaf ons een goed gevoel dus pasten we wel onze presentatie na elke sessie aan naarmate ons eigen gevoel wat er volgens ons nog aangepast moest worden. Het was eens leuk om een testpubliek te hebben, maar je merkte dat er iet veel feedback kwam ook al hebben we meermaals geprobeerd. Het was een aangemaakte kennismaking met hen, maar je merkte dat ze iets minder sociaal zijn dan ons dus namen wij telkens de volledige leiding omdat er anders niets werd gezegd. Ik had persoonlijk iets meer feedback verwacht, maar ik leid hier vooral uit af dat wij heel goed voorbereid waren en dat het goed was.

Welke verbeterpunten gaven we de Haagse Hogeschoolstudenten?

Op 19 juni was het aan mij om feedback uit te delen aan de Nederlanders. Ik dacht dat zij zoals wij hebben gedaan de vorige meetings de leiding gingen nemen omdat het nu aan hen was, maar dat gebeurde niet. Uiteindelijk probeerden we dan te vragen wie voorbereid was, maar dat waren er niet zo heel veel behalve 1 meisje Zohra die wel al iets begonnen was aan haar dashbaord in Excel ze was al haar multikapitalen aan het verzamelen en daarop gaven wij feedback. De feedback die wij altijd gaven was vooral feedback over haar KPI’s om die duidelijker en concreter te maken, zoals om tijdsperiodes erop te kleven zoals “wekelijks” of “maandelijks”. Ook bepaalde termen waren onduidelijk in hun KPI en die vroegen we dan om te verduidelijken en gaven wij voorbeelden om die te verbeteren. De rest van de Nederlanders had nog niets voorbereid maar haalden er wel tips uit om hun KPI’s op te maken. Ik merkte vooral dat wij een stukje voorzaten op alles van It vlak, zoals wij hielpen hen om hun scherm te delen in Teams. Dit heeft wel een goed gevoel dat we op verschillende vlakken goed bezig zijn.

Rapportering volgens de STAR-methodiek

Volgens de STAR-methodiek ga ik jullie kort uitleggen hoe alles in zijn werk ging en wat beter kon, eigenlijk een korte samenvatting.

1. Situatie

–> Voorstelling en feedback geven rond KPI dashboard

–> De situatie vond plaats op 5, 12 en 17 juni

–> De betrokken waren de docenten Martine Hoekstra-Denekamp en Ann Deraedt, studenten Finance Haagse Hogeschool (hun links naar Linkedinn worden liever niet in beeld gebracht).

2. Taak

–> Tijdens de twee eerste meetings was mijn taak om me goed voor te bereiden zodat ik een goede presentatie kon geven. Tijdens de laatste en derde meeting moest ik vooral feedback geven op de Nederlanders.

–> Mijn doel was om feedback te krijgen zodat ik goed voorbereid was op de jury van 16 juni. Als laatste doel wou ik ook graag mensen helpen want dat is mijn stimulans voor een goed gevoel.

3. Actie

–> Als eerste brachten we een powerpoint presentatie om aan te duiden waarover ons project ging en hierna legden we elk van ons team dus vier teamleden Simon, Bernard, Sander en mezelf ons dashboard in Tabelau voorstelden. Hierna vroegen we om feedback wanneer die er niet kwam vroegen we het opnieuw en stelden we de vraag anders. Hierna vroegen we vooral of er voor hen iets kon veranderd worden, maar ze zeiden dat het er heel goed uit zag. 

–> Wanneer wij feedback moesten geven, moesten zij normaal de leiding nemen maar dat deden ze niet. Daarom stelden wij de vragen rond wat was er allemaal voorbereid was, hoe ver ze al zaten, hoelang ze hieral aan bezig waren, hoe zij het zagen… Dit werkte want er werd wat interactie, enkel waren de Nederlanders niet echt voorbereid.

4. Resultaat

–> De jury was heel tevreden over onze presentatie, één van de juryleden feliciteerde ons voor het goede verhaal en de presentatie. We kregen weinig vragen en ze stelden dat ze heel tevreden waren. 

–> We hebben Nederlanders kunnen helpen, we hebben hen voorbeelden kunnen laten zien om hun KPI’s te laten verbeteren en we hebbenhen kunnen laten zien hoe het moet. Dit hebben we gedaan door Nohra die voorbereid was haar Excel te laten zien, en dan zo aanpassingen aan te brengen.

Iedereen was tevreden van de samenwerking, en iedereen haalde er ook baad bij.

5. Reflectie

–> Het is heel moeilijk om met mensen in zee te gaan die er geen interesse in hebben en dat hebben we gemerkt met de Nederlanders. Sommige waren geïnteresseerd en werkten mee, andere werkten niet mee omdat het hen niet interesseerde en stelden geen vragen maar ook niet omgekeerd.

–> Wanneer iemand goed voorbereid is, zoals ons met de presentatie, kan dit al veel doen en veel helpen. De Nederlanders waren niet voorbereid en dan verloopt het stroef. Een goede voorbereiding is alles!

–> Ik zou het niet anders gaan aanpakken, ik heb er alles uitgehaald om hier het beste uit te halen. Ik heb wel geleerd dat je moet blijven vragen stellen tot er reactie komt, gewoon blijven doorzetten. 

 

 

 

Conclusie

Het was een interessante samenwerking waarin ik heb leren werken met mensen die ik niet kende. Het was heel spijtig dat de Nederlanders niet echt meewerkten maar het was alvast een goede voorbereiding voor de eindpresentatie voor de jury voor ons dus voor ons was het alleszins een voordeel. Als jullie het eindresultaat van mijn tableau versie willen bekijken, kunnen jullie dit doen via volgende link: dashboard Bloom2me.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *